Foi adaptado no
processo de trabalho da UBS Hugo Porfírio da Mota a metodologia do Kanban mais o Scrum.
Primeiro passo
A partir de um pôster de apresentação velho,
foi adaptado o painel Kanban. Uma das atendentes revestiu o pôster com EVA
preto. O painel foi dividido em 3 colunas nomeadas com títulos impressos da
seguinte forma:
·
Primeira coluna: “Ações para fazer”;
·
Segunda coluna: “Ações sendo realizadas”:
·
Terceira coluna: “Ações concluídas”.
Cada espaço de coluna
foi colocado pedaços de EVA, apenas com as bordas coladas dando espaço para
colocar papeis recortados com um tamanho padrão. Cada coluna os slots tinham uma cor específica, conforme a figura mostrada abaixo:
Segundo passo
Utilizando a primeira
coluna. Primeiramente foi revisado o questionário com as ações do Programa
Qualifica Apsus do Estado do Ceará. Para quem se interessar, logo abaixo tem o
download do questionário.
Houve a separação das atividades que não eram realizadas
pela equipe. Após essa separação, foi priorizado as ações até que todos os slots
da primeira coluna fossem preenchidos. Cada papel era preenchido com o
número do item da atividade e logo abaixo colocado os responsáveis pela aquela
atividade. Esse preenchimento foi feito de forma que poderia ser visualizado no
slot, tanto o item como os responsáveis.
Os responsáveis por cada
atividade era um grupo no total de 3 equipes. Foi numerado as ações de forma que
cada grupo tivesse o mesmo número de atividades.
Terceiro passo
Formando os grupos.
Cada grupo é composto de pelo menos um profissional de saúde de nível
superior. A formação dos grupos ficou a critério da Gerente que procurou
equilibrar o nível entre as 3 equipes.
Quarto passo
Priorização das
atividades e tempo de realização da atividade. Após a separação dos grupos,
cada equipe pegou as atividades de sua responsabilidade para fazer uma nova
priorização. Agora a priorização era para estabelecer quais atividades seriam
executadas primeiro e transferir essas atividades para segunda coluna. O tempo
para realização dessas atividades na coluna das “Ações sendo realizadas” é para
ser de 15 dias. Porém em alguns casos, poderia ser estabelecido um novo prazo. Concluída
as atividades da segunda coluna, essas passariam para terceira coluna.
Quinto passo
Revisão e execução
das atividades. Como as reuniões da equipe são semanais, ficou estabelecido que
seria alternado uma semana de reunião com a equipe toda e a seguinte seria de
trabalho dos grupos de forma separado.
Na semana com a
equipe toda seria reservado 3 momentos distintos:
·
Primeiro momento: revisar as tarefas concluídas, se realmente
permaneciam nesse status;
·
Segundo momento: revisar as tarefas da segunda coluna, para observar o
que falta para executar aquela tarefa e as dificuldades. Cada grupo irá ter um
representante para apresentar este conteúdo;
·
Terceiro momento: completar os slots vagos da primeira coluna com as
atividades que ainda restavam do questionário do Qualifica Apsus. A
distribuição das novas atividades seria de forma igualitária entre os 3 grupos.
Esse momento também
seria o de pegar novas atividades da coluna 1 para a coluna 2, dependendo da
velocidade de cada grupo.
Essa nova estratégia
trouxe para a equipe mais integração e eficiência, visto que em grupos menores,
existe pouca dispersão e maior envolvimento dos integrantes. Outra observação é
a formação de novas lideranças na própria equipe, como se fosse 3 equipes trabalhando
e não apenas uma equipe ou até mesmo uma pessoa.
